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教職員メールシステムの移行について(旧システム公開終了日追記あり)

2023-10-16

2024-05-07

教職員 各位

 

旧システムの公開終了日について(2024年5月7日追記)

 

StarNetメールroundcubeの利用は 2024年5月31日 までとします。

6月1日以降利用できないようにメニュー削除等の対応を行いますので、必要に応じてご自身でメールの保存もしくはM365メールへのデータ移行を実施ください。

 

Thunderbird(やそれに類するメールソフト)を利用している方につきましては、データ移行未完の方もまだいらっしゃる状況を鑑みまして、6月以降もデータ移行を継続いただけるよう 2024年10月31日 まで旧システムの保守を延長いたします。ただし、11月以降はいかなる理由があっても旧システムは利用できませんので、10月末までに必ずデータ移行を完了するよう計画的に作業を実施いただきますよう改めてお願い申し上げます。

 

教職員のメールシステムはこれまで本学内にて管理運用を行ってきましたが、各種課題を抱えており、その課題解消およびシステムの案内課題、さらに利用者の利便性の向上を目的とし、10月下旬から11月にかけてMicrosoft365のメールシステムであるExchange Online(以下、「M365メールという。」)へ順次移行いたします。

 

各位におかれましては、システム移行に当たっていくつか作業をお願いすることがございます。
ご案内が直近となってしまい、大変申し訳ございません。
以下に続けて詳細をご案内いたしますので、ご一読いただき、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

 

目次

 

移行の進捗状況について(2023/11/02時点)

 

 

 システム移行対象者について

 

本学のメールアドレスを有する全教職員(非常勤講師を含む)、業務委託者(設置校問わず)

 

システム変更に当たって知っておいていただきたいこと

 

  1. メールシステムが「M365メール」に変わります。
    M365メールは学内外問わず「メールアプリ」と「ブラウザ版」が利用できるため、現在のメールシステム(StarNetメール および roundcube 含む)はシステム切替後一定期間「過去メール参照用」として残した後、2024年5月(予定)に公開終了いたします。
  2. システム変更前から使用していたメールアドレスは、M365メールに移行後も変わらずお使いいただけます。
  3. システム変更前に届いたメールは自動的には「M365メール」に移行されません。
    必要なメールはご自身にて移行をお願いいたします。詳細については後述の「メールデータの移行について」をご覧ください。
  4. 迷惑メールフィルターがSecureMXからMicrosoftの迷惑メールフィルターに変更となります。
    隔離する条件などが多少変更になりますが、これまで通り隔離されたメールの一覧がお手元に届き、必要に応じて配送できます。
  5. システム変更に関するご案内は本ページもしくはStarNetの連絡通知にて行います。
    メール移行に関するメールは詐欺メールの恐れがありますので、メール本文のリンクを不用意に開いたりしないようお願いいたします。不安に感じた場合には、なにか操作を行う前に情報システムチームまでご相談ください。
  6. (大学教員、実習指導員向け)システム変更前から学外メールアドレス宛にメール転送していた場合には、M365メール移行後も引き続きメール転送されます。
    M365メール移行後の転送設定、解除設定方法は別途ご案内いたします。

 

システム切替日時について

 

システム切替はお使いのメールアドレスのドメインパート(@より右側部)ごとに、3回に分けて実施をいたします。

いずれの日程も当日10時から作業開始いたします。

 

(A)2023年10月24日(火) ※主に【職員】のシステム切替

(B)2023年11月02日(木) ※主に【大学教員】のシステム切替

(C)2023年11月28日(火) ※主に【府中校教員】のシステム切替

 

より詳細な切替日については以下のPDFファイルをご参照ください。

教職員メールシステム切替日一覧

 

 

システム切替に伴うメール送受信変更の流れ

 

 

 

※なお、Microsoft Teams、Microsoft FormsなどMicrosoft365サービスを利用している場合には、システム変更前から受信トレイにメールが届いていることもありますが、不要であれば削除していただいて差し支えありません。Teamsのメール通知を停止したい場合には、下記マニュアルを参照しながら設定してください。

 

【M182】Teams通知設定マニュアル

※1-1. メールの通知設定(P.2~3)を設定します。

 

メールデータの移行について

 

 

今般のシステム変更に当たって、メールデータ移行について検討を重ねて参りましたが、システムでの一括移行は完全移行が難しく、意図せぬ移行漏れが発生する可能性が少なからずあることから、皆さまご自身で移行作業をお願いすることにいたしました。

ご多忙の折恐縮ではございますが、皆さまの大切なメールをより確実に移行できるよう手順をまとめましたので、移行マニュアルを確認いただきながら、ご対応をお願いいたします。

 

迷惑メールフィルターについて

 

M365メールに移行後は、ウィルスメールやフィッシングメール等の検査と隔離処理は、これまで利用してきたSecureMXではなく、Microsoft365に備わっている検疫機能をご利用頂けます。
機能としてはSecureMXと同等で、自動的に受信メールを検査し、危険と判断されたメールは、隔離(検疫)されます。隔離(検疫)されたメールがあった場合には、その旨をお知らせする「Microsoft 365 セキュリティ: 検疫にメッセージがあります」というメールが一日一回(時間不定)届きます。そこで正規に受信すべきメールかどうか確認いただき、受信すべきメールの場合には解放(SecureMXではリリースや許可にあたる)を行います。
操作方法については(次項の)マニュアルをご確認ください。

 

システム変更に伴う移行マニュアル

 

システム変更に当たって、各位お願いしたい作業をマニュアルとしてまとめました。

「日常的にThunderbirdを利用されている方」と「日常的にStarNetメール、roundcubeを利用されている方」とで一部移行手順が異なります。

ご自身の環境にあったマニュアルをご覧いただき、順に設定をお願いいたします。よりわかりやすく画像を多用している都合上、ページ数が多くなっておりますが、順に作業することでスムーズにシステム変更に対応できるようになっておりますので、ひとまずご覧いただきながら対応をお願いいたします。

 

本件に関するお問い合わせは お問い合わせページ よりお願いいたします。